生鲜产品具有不易储存、易腐烂、价格波动大的非标品特性,生鲜蔬菜的品质没有统一标准,其季节性波动大,因此,在采购环节中,存在着一定的采购难度和采购风险。如果整个采购过程,缺乏有效的供应链管理则会引发不可预估的市场风险和严重的采购腐败问题,所以每一个生鲜配送企业都应该重视采购风险的管控。

常见的生鲜采购方式

生鲜配送企业作为生鲜超市、夫妻店上游,采购也并非都是产地直采直销,很多配送企业也有自己的上游供货渠道或自行采购等采购形式。

1.供应商供货方式,与期货交易类似,预定商品、款期压后。很多生鲜配送商为了提高采购效率,会选用固定的供应商送货,减少采购物流有利于降低采购成本,付款周期延长有利于配送商资金周转。

供应商供货可分为长期和短期,所谓长期基本不会超过一周,大多是每天询价对比挑选供应商。一般菜品越接近标准化、或易储存供货周期越长,比如调料、米面等,还有像干燥易储存的黄豆,供货周期稍短的像土豆、冬瓜,能储存但储存期短。还有一些产地、厂区直供品,如猪肉,有固定的宰割、分拣产地,而且大多竞品商家较少,配送商可挑选性小,故而稳定某一供应商供货。

2.配送公司自行采购,即配送企业自己建立采购部门与架构,每日安排专人依据订单进行采购。在附近农贸批发市场,根据不同的品种在对应的档口上拿货,价格取决于当天行情与采购员的谈价技巧。

生鲜采购的主要风险根据生鲜果蔬商品的特性,蔬东坡将采购过程中导致风险的因素划分为三类:自然因素、经济因素和人为因素。

第一,生鲜产品大多具有很强的易腐性和季节性,尤其地方一些本地菜特性更明显,受天气变化、季节变换、自然灾害等因素的影响很大,这些都是自然不可抗力的因素风险;

第二,在市场经济中,无论任何商品都无可避免的要面临市场的波动,由于生鲜果蔬的价格敏感性较高,且价格波动频次难以捕捉,往往面对农批市场档口坐地起价,依然一拥而上抢货,导致企业利润空间缩水;

第三,生鲜果蔬的采购影响大还是人为因素,采购环节的腐败也好,还是对于生鲜产品的损耗也罢,人在其中都是关键的因素。在采购谈判过程中,采购人的个人职业素养与谈判技能会直接影响进价,有些采购员罔顾企业利益、规章制度,对市场价格的下降趋势熟视无睹,一方面吃、拿、卡、要供应商的回扣,另一方面对供应商的涨价要求深表同情,捞取中间差价;还有未按合同程序进行,一旦发生纠纷缺少正式的合约形式,这些都会给企业造成巨大的经济损失。采购完成之后,未能妥当存放、物流运输不畅,也会对生鲜果蔬造成极大的损耗。所以说,采购过程中的风险无处不在。

采购风险的应对策略

生鲜产品采购过程中的风险,大多是由供应链管理不合理导致的。任何一种风险,都会有相应的规避策略,对于生鲜采购过程中的风险,管理实现规范化无疑是关键的。在面对可能遇到的生鲜采购风险时,如何才能有效应对呢?

1.采购信息化

采购对接上下游要做到知己知彼,既要了解消费市场需求喜好、变化,还有及时了解市场行情、走势,更要时刻记录公司采购人员的进货价格和品质。这些利用互联网信息化管理体系介入之后都会快捷很多,使得市场价格更透明,采购效率也会更高。

生鲜采购环节实现信息化管理,关键需要一个透明化的交易平台,尤其是大宗供应商交易,除了采购部门心里有数外,老板也能直观的看到。

诸如生鲜配送系统的线上询价竞价功能,就实现了这样的需求,生鲜配送企业不仅能够在线接单,还能后台管理供应商报价,配送商发布订单需求,供应商回复报价、菜品出成率,多个供应商报价与菜品品质在线比对,选取最优。

还有利于采购历史数据的保存,便于核算采购人员绩效管理,另外,也可以弱化采购员在采购中岗位职能重要性。很多配送企业采购人员拿回扣之所以有恃无恐,就是因为岗位的特殊性,配送商培养一个新采购很难很快熟悉市场、价格、供应商信息,以及人情关系的维护。

2.趋利化的绩效管理

在各种可能遇到的采购风险中,采购人员拿回扣绝对是影响非常恶劣的,不单单直接造成财务损失,甚至有些采购人员为了多拿回扣,采购一些品质差、报价还高的产品,严重的可能会导致食品安全事故。

为了应对采购人员腐败问题,通常很多生鲜配送企业都会套用一般岗位职能的解决办法,就是加强审核与监督。设置不同的管理层级逐级审核,如果复审与审定权在采购部门内部(比如最高采购经理),则可能起不到防腐的作用,反而会吧腐败的层级提高。如果设置在采购环节外部(与采购部门平级的部门或更高一级领导),就成了外行管理内行,效率低还可能引发部门间矛盾,与公司十分不利。

还有一些大宗采购适用的招投标,看似公平公正,其实暗箱操作不在少数,甚至有时招标只流于形式,对企业造成更大的损失。

这两种办法的特点就是治标不治本,用在一般没油水的岗位人员身上,自然求稳等奖励,但对于手握重金号称油水丰厚的采购人员而言,只能说防不胜防。要彻底解决腐败问题,必须从腐败产生的根源上找方法。采购腐败源于人性中的趋利特性,所以防腐也必须从趋利特性入手,通过奖惩制度绩效考核手段防腐。

首先,生鲜配送企业必须掌握价格基础,把一段时期(半年或一年)基本稳定的价格或周期平均价格制成价格目录,作为对采购部门的奖惩标准。将采购员分管不同的生鲜品类进行采购,对其设置一定的考核周期(一年、半年或季度),考核期内,凡是以低于价格目录采购的,节约部分按一定比例奖励给采购员和采购经理,且奖励比例要能刺激采购部门降价谈判的积极性,进而抵制受贿,甚至可以全部作为奖励);高于价格目录采购的,超支部分也要由采购员及其部门经理以一定比例承担。考核期结束更新考核价格目录,轮换采购员分管品类,以免采购员害怕调低价格后增加次年再次降价的难度,而有意预留降价空间。

长此以往,采购人员压制价格的积极性就会调动起来,主动的采取压低价格的办法,腐败得以遏制,目录价格逐渐下调,采购成本也更好控制。

这套绩效考核之所以能够成功,在于利用了人性中的趋利特性,将隐性的供方行贿变成显性的企业奖励,使采购人员与供方在价格博弈中真正处于对手地位,然后通过逐步调整价格目录、控制价格泡沫,使供方用于行贿的超额利润被挤压掉,减少上游供应商的行贿成本。

3.提高采购人员能力

掌握市场行情的能力。采购员需掌握市场规律性,对时今蔬菜,季节性蔬菜要有明确的判别,及时掌握市场行情。生鲜果蔬价格涨跌与市场供需比例直接相关,供大于需,价格下行,供小于需,价格上行。这就要求采购员要时刻掌握市场供应量的变化,蔬菜受季节、天气影响比较大,产地的天气变化可能会直接影响菜品产量。

如山东寿光盛产根茎类、叶类菜蔬菜,市场上辣椒原产地多在陕西、山东、广西、云南等地,云南昆明、湖北、福建、甘肃兰州多叶类菜,可能这些菜品主产地突遭暴雨等自然灾害,就对整个市场供应量造成打击,时刻关注掌握菜品原产地供应量变化,更有利于把握市场变化。本地菜供应量也会影响市场价格,应季蔬菜一般本地供应量会较大,反季菜品则以外地供应为主。

采购员业内人情交际能力,当地农贸批发市场蔬菜运输车辆的多少也关系着市场供应量,要了解当地市场每日菜品运输车辆的多少。一方面,可通过同行获取运输车辆消息,还有一类途径,就是档口老板,蔬菜运输车辆大多会事先联系这类人,所以维护好与上游供应商的关系,也是十分必要的。

自然不可抗力、经济市场波动、人为因素等都可能带来生鲜采购风险,引发生鲜损耗、成本浪费等问题。人在其中作为主体,通过提升个人能力,优化企业管理的方式,积极应对采购风险,将是生鲜配送企业不断摸索完善的课题。

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